GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES EN LOS PROYECTOS. SIMILITUDES, DIFERENCIAS Y PUNTOS MEDULARES PMBOK CAP.10 Y LIBRO DE PABLO LLEDÓ.
A nivel de similitudes se puede apreciar que ambos textos hacen énfasis a los 05 procesos de la Gestión de Comunicaciones del Proyecto (Identificar a los interesados, Planificar las comunicaciones, Distribuir la información, Gestionar las expectativas de los interesados, Informar el despempeño), de manera que se mantenga un enfoque relacionado con los procesos de Gestión del Proyecto, así se le da la importancia que esta área de gestión debe tener durante las distintas etapas de vida del proyecto como tal (en particular las etapas de inicio, planificación, ejecución y control).
Las técnicas y herramientas para identificar los interesados y documentar los roles y responsabilidades de cada uno en el proyecto, según la identificación, el impacto y la evaluación de los mismos, son compartidas en ambos textos, dando ejemplos claros y precisos de cómo hacer uso de entrevistas a los interesados y creación de matrices para ubicar por cada interesado, su rol, impacto y estrategias para mitigar los impactos negativos en las diversas etapas del proyecto.
Se logra apreciar que en los capítulos Nº10 tanto la Guía del PMBOK como el libro Director Profesional de Proyectos, ambos textos consideran la importancia que tienen los métodos y herramientas de comunicación (escrita, verbal, gestos) y el papel importante que el Director del Proyecto debe desarrollar en estos medios de comunicación con el equipo de proyecto y los interesados del mismo, de manera que no se mitigue la presencia de ruidos en los canales de comunicación, y tanto el equipo de proyecto como los interesados coincidan en la necesidad por confirmar que los mensajes fueron recibidos con claridad.
En materia de diferencias o discrepancias entre ambos documentos, quizás el punto más notorio es el enfoque formal y metódico que el PMBOK utiliza, si bien da a conocer lo que el PMI reconoce en materia de las comunicaciones en los proyectos, hay una ausencia de una perspectiva más práctica y ágil de traer a la vida cotidiana de los proyectos, aspecto que sí se aprecia en el texto de Lledó.
También se observa que el texto de Pablo Lledó hace uso de ejercicios de autoevaluación y análisis de casos, lo que genera una interacción con el lector muy rica en la puesta en práctica de los conceptos analizados. Caso contrario el PMBOK se enfoca en explicar cada concepto de la Gestión de las Comunicaciones, pero sin interactuar con el lector, obligando a éste último a desarrollar sus propias relaciones de lo leído con lo aplicado en la práctica profesional.
También podemos encontrar puntos medulares de
gran importancia tanto en la Guía del PMBOK como en el libro Director
Profesional de Proyectos en materia de la Gestión de las Comunicaciones en los
Proyectos. De esta manera se detalla que
tanto el PMBOK como el texto de Pablo Lledó, reconocen lo importante que es, en
el marco del proceso de la comunicación, que la información sea enviada en
forma clara y completa, mitigando al máximo los ruidos y distorsiones que se
puedan generar durante el envío y recepción de la información.
Ambos documentos le dan una importancia muy significativa a la matriz de comunicaciones, como herramienta muy útil en la cual se pueda apreciar el papel o rol que juega cada interesado en el proyecto, de manera que se tenga presente a quién le corresponde el envío o recepción de diferentes documentos u otros medios de comunicación aplicados por el equipo de proyecto y sus involucrados, tanto directos como indirectos.
MAPAS CONCEPTUALES
Mapa Conceptual Guía del PMBOK cap. 10
Mapa Conceptual Libro de Pablo Lledó cap. 10
CONCLUSIONES
Con base en las bibliografías consultadas para el desarrollo del ensayo anteriormente analizado, se logró determinar que para obtener la estructura adecuada en cuanto a la Gestión de Comunicaciones en el proyecto, la correcta aplicación de los 05 procesos para la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto son claves en la búsqueda del éxito perseguido por la organización.
La Guía del PMBOK muestra la estructura de cómo llevar a cabo los distintos procesos y pautas a seguir para una correcta aplicación de la gestión de las comunicaciones, más sin embargo el libro de Pablo Lledó se convierte en un complemento muy valioso, rico en términos más prácticos, autoevaluaciones y ejemplos muy adecuados al diario vivir en los proyectos de diversas índoles.
La forma en que las personas se comuniquen ya sea por medios formales e informales, oral o escrita, debe ser siempre de acuerdo al tipo de información que se desea enviar o recibir, de manera que en las organizaciones se respete el contenido y grado de importancia de la misma.
La matriz de comunicaciones es una herramienta muy útil, da un panorama más claro de los roles y responsabilidades en cuanto al plan de comunicaciones que un proyecto maneje para evitar confusiones, malos entendidos y la información fluya de manera correcta.
RECOMENDACIONES
Se recomienda que se lea primero la Guía del PMBOK antes de leer la lectura del cap.10 del libro Director Profesional de Proyectos, de esta manera los conceptos que sean más abstractos o difíciles de comprender, quedarán más resueltos al leer la lectura de Lledó, debido al enfoque práctico que utiliza el autor.
Es importante fomentar en nuestras organizaciones, prácticas, talleres y capacitaciones en materia de técnicas adecuadas para comunicarse entre áreas o departamentos, de manera que todo esto ayudare crear un ambiente más sano, de respeto y confianza entre la dirección del proyecto y sus subalternos.
El director es el primero que debe dar el ejemplo de ser un buen comunicador, para lograr que su equipo de trabajo alcance los objetivos planteados.
BIBLIOGRAFÍA
Lledó, Pablo. (2009). Director Profesional de Proyectos. Como aprobar el PMP® sin morir en el intento (4ta. ed.). Grupo Sinergia.
PMI. (2008). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Project Management Institute.
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